Eind april kreeg Kenniscentrum Zorginnovatie een interne audit van het interne bureau voor kwaliteitsborging AMC. Tussen twee externe visitaties in bekijkt AMC in hoeverre het kenniscentrum op koers ligt en het de aanbevelingen van de Commissie Evaluatie Kwaliteit Onderzoek heeft opgevolgd of voor andere oplossingen heeft gekozen.
Waarom een audit voor een kenniscentrum?
Auditoren bekijken posterpresentatie
Net als elke opleiding is ook een kenniscentrum eraan gehouden zich eens per zes jaar te laten accrediteren. Dat gebeurt door een externe instantie (Commissie Evaluatie Kwaliteit Onderzoek) maar halverwege deze periode, na drie jaar dus, vindt een interne audit plaats. Dan bekijken auditoren van de hogeschool de stand van zaken bij het kenniscentrum. In hoeverre zijn de aanbevelingen en verbeterpunten uit de audit opgepakt? En zo niet, waarom niet, is er een alternatief? Ligt het kenniscentrum nog op koers?
Bij een audit gaat het om het vaststellen van de kwaliteit van het kenniscentrum. Er wordt niet alleen getoetst of het kenniscentrum een kwaliteitzorgsysteem heeft en of dit op orde is (de ‘technische’ kant, dus of alle vinkjes gezet kunnen worden, is er een jaarverslag, een visie, een meerjarenplan, een procesbeschrijving etc.) maar vooral of het kenniscentrum inhoudelijk doet ‘waarvoor het bestaat’. Eenvoudig gezegd: zorgt het voor goed praktijkgericht onderzoek dat een relevante bijdrage levert aan zowel het onderwijs als aan de beroepspraktijk en worden mensen en middelen daarbij zodanig ingezet, dat realisatie van het gestelde doel mogelijk is?
Kenniscentra worden getoetst op een vijftal standaarden, waarbij de standaard ‘onderzoek doen dat voldoet aan de standaarden die gelden voor het doen van onderzoek in het vakgebied’ cruciaal is. Als dit onderdeel niet in orde is, volgt geen voldoende accreditatie. Dit is een landelijk bepaalde manier van werken, beschreven in het Brancheprotocol Kwaliteit Onderzoek.
Interne audit: betrek meer collega’s
Een interne audit bestaat doorgaans uit een serie gesprekspanels, waarbij lectoren, docenten, studenten, managers maar ook externe samenwerkingspartijen bevraagd worden op de verschillende kwaliteitsaspecten. Op de hogeschool is er een interne procedure ontstaan die door de kenniscentra gehanteerd wordt. Marleen Goumans besloot echter hiermee te breken. Haar motivatie: “Zo’n interne audit is normaal gesproken een nogal binnenskamers gebeuren, waarbij de verschillende belangengroepen apart spreken met de auditoren. De gesprekken worden voorbereid, om zoveel mogelijk aan de wensen van de auditoren tegemoet te komen. Voor mij als programmadirecteur is het daardoor mij moeilijker inschatten hoe kwaliteit nu werkelijk leeft bij medewerkers. Leven we als kenniscentrum naar de visie die we ontwikkeld hebben? Is iedereen zich bewust van zijn of haar eigen bijdrage aan de kwaliteit? Verder vraag ik me af in hoeverre medewerkers er zelf over nadenken om verbeterpunten aan te dragen voor het programmamanagement. Of de collega’s er trots op zijn in wat er in de drie jaar sinds de accreditatie bereikt is.
Kwaliteit leveren is onderdeel van ons werk, niet alleen een taak voor de kwaliteitszorgmedewerkers. Er is bij ons allemaal te weinig zicht op het geheel. Daarom heb ik er nu voor gekozen om er een gezamenlijk evenement van te maken. Een leuke happening zodat de collega’s zin hebben om er naartoe te komen.”
Programma van en voor collega’s
Voor deze interne audit koos Zorginnovatie voor een tweedaags programma waarbij de auditoren én de medewerkers van het kenniscentrum op verschillende manieren kennis konden maken met de verschillende onderzoeken die bij het centrum plaatsvinden. Er was onder meer een posterpresentatie waarbij iedereen vragen kon stellen aan de collega’s die bij een specifiek onderzoek
Alle projecten van het kenniscentrum komen voorbij bij posterpresentatie
betrokken zijn, er waren inloopvragenrondes waarbij iedereen vragen kon stellen aan zijn of haar collega over bijvoorbeeld best practices bij een bepaald onderzoek. Over vier grote onderzoeken van het kenniscentrum die recent zijn afgerond was er een ‘key note’, elk uit één van de vier verschillende onderzoekslijnen van het kenniscentrum. Bij een beëindigd onderzoek krijg je een totaaloverzicht van alle aspecten van het onderzoek, zoals voorbereiding en inrichting, uitvoering, dataverwerking en –opslag, afronding en evaluatie. De auditoren waren bij alle onderdelen aanwezig, maar er was voor hen ook tijd ingeruimd voor gesprekken met de directeur van IvG, onderwijsmanagers en hoofddocenten en het Dagelijks Bestuur van het kenniscentrum. Door de nieuwe aanpak kreeg niet alleen het auditteam zicht op het functioneren van het kenniscentrum, collega’s van verschillende projecten konden ook van elkaar leren en elkaar inspireren. Bovendien waren alle secretariaatsmedewerkers betrokken, die elk een deel van het programma hebben georganiseerd. Een rol voor iedere medewerker dus.
Kennisdelen is zó belangrijk
Kennisdelen tijdens het Kenniscafé
Een speciale vermelding verdient het onderdeel ‘Kenniscafé’, een bijeenkomst die het kenniscentrum regelmatig organiseert. Een aantal lectoren en onderzoekers pitchte nieuwe projecten die ‘in de maak’ zijn, waarvoor deels nog subsidie moet worden aangevraagd en samenwerkingspartners moeten worden gevonden zoals de projecten over voeding van Canan Ziylan en Erica Witkamp. Al snel ontstaat interactie in de zaal: Ton Bakker van het lectoraat Functiebehoud bij Ouderen in Levensloopperspectief meent dat ook in zijn onderzoeksgebied een plek kan zijn voor gezonde voeding. Een nieuwe samenwerking lijkt geboren.
Het kenniscafé is er zodat collega’s van elkaar kunnen leren, bijvoorbeeld over de onderzoeksopzet of methoden en technieken. Ook het op de hoogte zijn van waar anderen mee bezig zijn komt door tijdgebrek vaak in het gedrang. Stagiaires Lisanne en Britt, die beide de opleiding logopedie volgden bij Hogeschool Rotterdam en nu ook allebei bij het kenniscentrum afstuderen voor hun master Toegepast Taalwetenschappen aan de Vrije Universiteit van Amsterdam, noemen juist dit punt als kritische noot bij Kenniscentrum Zorginnovatie. Er zou wat hen betreft meer onderling contact zou mogen zijn. Uit de zaal kwamen beamende geluiden. Kennisdelen zou inderdaad veel vaker moeten gebeuren, maar ja, tijd…
Wat vinden de auditoren ervan?
Auditor Maria van Holten van bureau AMC ziet de laatste tijd landelijk en bij de hogeschool meer experimentele vormen voor een audit verschijnen. Die ontwikkeling juicht zij enerzijds toe, want hoe dichter het programma voor de audit bij de dagelijkse praktijk van opleiding of kenniscentrum staat, hoe beter het beeld dat je krijgt van de kwaliteit. Ook past het bij de strategie van de hogeschool waarbij teams steeds meer zelf verantwoordelijk zijn. Aan de andere kant betekent de versoepeling van het reguliere auditproces ook een uitdaging voor de auditoren.
Het moet wel mogelijk blijven om aan de hand van het programma de kwaliteitsbeoordeling op de standaarden van het BKO te kunnen schrijven. De beoordeelde partij gaat steeds vaker de interactie aan, door met het AMC-panel afspraken te maken over de inrichting van het bezoekprogramma en over specifieke onderwerpen waarop men feedback wil. Zorginnovatie heeft ruim gebruik gemaakt van deze mogelijkheid en het schrijven van het beoordelingsrapport was heel goed te doen.
Maria: ”Heel nieuw was dat we zoveel meer medewerkers gesproken hebben dan bij een audit in de oude vorm. We konden bij elk programmaonderdeel medewerkers aanspreken en ook tussendoor vragen stellen aan mensen op de werkvloer.” Auditor Kees-Jan van Klaveren: ”De manier waarop het programma was ingericht, waarbij we veel de werkvloer opgingen en de consistentie in de antwoorden die de mensen gaven geeft veel vertrouwen dat dit écht de manier is waarop ze werken en daardoor ook in de kwaliteit van het kenniscentrum.”
Auditor Adriënne Wieldraaijer: “De posterpresentatie op de eerste dag gaf al direct heel veel inzicht in wat het kenniscentrum doet en waar ze voor staan. Een valkuil was wel dat je zó inhoudelijk ging meekijken dat we af en toe de focus terug moesten brengen naar de processen.” Zijn er ook nog kanttekeningen? Kees-Jan: “Het programma was erg vol, als auditoren hadden we behoefte aan wat meer tijd om te kunnen reflecteren. Als het een externe visitatie zou zijn, zouden sommige programmaonderdelen nog wat scherper ingericht kunnen worden.”
Experiment geslaagd: audit leeft veel meer
Al met al waren zowel de auditoren als de medewerkers van het kenniscentrum positief verrast door de invulling van het bezoekprogramma. Door ieders betrokkenheid bij de audit is kwaliteit veel meer gaan leven onder de medewerkers. Ook Marleen Goumans ziet dat als een grote meerwaarde. “Het was erg goed om het op deze manier te doen. Mijn vermoeden vooraf dat de betrokkenheid bij kwaliteit zou groeien is zeker bewaarheid. De interactie tussen medewerkers en auditoren was ook erg goed. Wat mij betreft een geslaagd experiment en ik hoop dat we als inspiratiebron kunnen dienen voor andere kenniscentra.”
Het rapport van de audit komt beschikbaar op HINT (inloggen).
