Online onboarding – het belang van een zachte landing voor nieuwe studenten

Hoe zorg je ervoor dat nieuwe studenten zich zo snel mogelijk thuis voelen op de opleiding?

Deze vraag is voor Véronique Reus-Boer (rechts op de foto), werkzaam bij Rotterdam Business School (RBS) ondertussen goed te beantwoorden, namelijk door middel van een Student Onboarding – programma. Rosa Douma (Projectleider WOLT) ging in gesprek met Véronique en Kätie Weiss (hogeschooldocent, IVL), die als projectbegeleider betrokken is bij dit project. Veronique heeft dit initiatief samen met Renske Krijger-den Hartog en Nicolette Hougee-Hollebeek opgezet en gestart in het coronajaar 2021 met de inzet van een projectvoucher door WERKplaats Onderwijsleertechnologie (WOLT).

Onboarding is een vrij nieuwe en ineens veelgehoorde term in het hoger onderwijs, maar wat is het eigenlijk?

Véronique: “Het is een manier om ervoor te zorgen dat de student al direct bij de inschrijving van de studie, een zachte landing ervaart op het hoger onderwijs. De overstap van het voortgezet- of middelbaar beroepsonderwijs naar het hbo wordt door veel eerstejaarsstudenten als groot ervaren, bijvoorbeeld omdat er ineens veel zelfstandigheid van ze wordt verwacht. Ook horen we vaak dat studenten afhaken omdat de verwachtingen over de studie niet aansluiten op de ervaring. Studenten (ook internationale) kunnen zich vooraf moeilijk een voorstelling maken van wat er van hen verwacht wordt. De eerstejaars moeten een weg zien te vinden in een nieuwe stad, een nieuwe leeromgeving en hun medestudent leren kennen.

Vanuit de literatuur weten we dat wanneer sociale binding (met medestudenten) en academische binding (dus met docenten en staf) laag is, de kans op uitval groter wordt. Een onboarding programma draagt bij aan binding, waardoor een student zich thuis voelt, zich openstelt en (hulp)vragen durft te stellen. Zo’n programma kan daarnaast uitval voorkomen omdat er heldere en realistische verwachtingen worden geschetst.

Wat was de aanleiding voor dit project?

“De aanleiding was dat er in 2020 door de coronapandemie geen open dag op locatie mogelijk was en alles online gebeurde. De oplossing werd gevonden in het gebruik van een digitale leeromgeving in MS Teams in combinatie met een VR-omgeving. Hierin kan de toekomstig student een virtuele rondleiding krijgen op de locatie Kralingse Zoom om zich toch een beeld te kunnen vormen. Maar ook om online evenementen te organiseren, waarin de deelnemers met elkaar in gesprek kunnen, zoals je normaal gesproken op een offline event ook doet. MS Teams houdt in een digitale leeromgeving waarbinnen de student alle relevante informatie kan terugvinden over de inschrijving, de te nemen stappen voor Studie Keuze Check Advies gesprek, de benodigde systemenkennis, de inhoud van de opleiding zelf en uiteraard vorming én uitbouwen van een ‘sociale community’. Deze digitale omgeving is ons basisprogramma, wat we in de zomer van 2021 in gebruik hebben genomen en de VR-omgeving volgde in april 2022.

Het tweede onderdeel is het Pre-academic Learning Programme (PAL), wat gebaseerd is op het Pre- Academic Programme (PAP) dat door onderzoekers binnen een lectoraat van de Erasmus Universiteit ontwikkeld is. Het PAP programma omvat vijf modules (Introductie, Kennis, Kapitaal, Kansen, Koers) die de studenten zelfstandig doorlopen en steeds afronden met een wekelijkse groepsopdracht. Dit vijf weken durende onboarding-programma doorlopen de studenten ook online, waardoor ook internationale studenten kunnen deelnemen. Het doel is niet alleen binding en kennismaking maar gelijktijdig een voorbereiding op het aanlerende van studievaardigheden.

Het PAL programma bestaat ook uit deze modules maar daaraan is nog een extra ‘kick-off’ module toegevoegd zodat het nog meer aansluit op de gemiddelde voorkennis van een hbo-student. “
In dit filmpje zie je er meer over.

Kun je aangeven vanuit welke pedagogische of didactische problematiek dit project is opgezet?

“De zaken die we hiermee aanpakken zijn voor de eerstejaars student: een sterker gevoel van binding met de opleiding en een toename van zelfstandigheid bij het leerproces en dat alles moet leiden tot minder studie uitval. Een praktische bijkomstigheid is dat het inschrijvingsproces makkelijker is geworden omdat er minder stappen te doorlopen zijn.

Om tot een uitgedacht ontwerp te komen van het online onboarding programma in VR, hebben Veronique en Renske (vaak bewust, maar soms ook onbewust) gebruik gemaakt van de fases uit het ADDIE-model dat je langs een aantal logische stappen leidt om tot een didactisch onderbouwd ontwerp te komen. Het project startte naar aanleiding van een Analyse van de situatie destijds. Een doordacht ontwerp (Design) werd interne collega’s en met het VR-bureau besproken. Zo zijn de Developers (D) aan de slag gegaan met het ontwerp, is het programma geïmplementeerd (I), er is getest en geëxperimenteerd en er wordt nog volop onderzoek gedaan naar de resultaten, dus geëvalueerd (E). Hieruit kwam helaas ook naar voren dat de technologie nog niet altijd volledig meewerkt; bij online deelname van meer dan 30 studenten in het virtuele klaslokaal, kon de server van het externe bureau dat deze activiteit faciliteerde, de capaciteit niet aan en liep het systeem vast.

Hoewel de evaluatie nog niet is afgerond zijn er al wel een aantal mooie eerste reacties binnen van internationale studenten: “The meeting on Microsoft Teams and the virtual experience was great! I got to learn things, which I was not certain about. It was definitely needed”. “Everything is quite clear and well organized”.

Het Onboarding project is mede mogelijk gemaakt met een WOLT-voucher, hoe is dat is dat bevallen?

“WOLT functioneerde voor ons als stok achter de deur, omdat het project voor ons tweetjes toch wat groot bleek. Met de voucher konden we echt een projectteam vormen en kregen we praktische hulp, kennis en expertise over de techniek bij VR-omgevingen en het gebruik van FeedbackFruits (toegepast in het PAL programma). Maar we kregen ook de benodigde mentale support om door te gaan. De fijne samenwerking met Niek van den Bogert (Projectbegeleider en onderzoeker bij WOLT) heeft ons goed geholpen bij het monitoren en evalueren van de uitkomsten, dat was nog leerzaam ook!”

Wat zijn de volgende stappen en waar kunnen we de ontwikkelingen verder volgen?

Véronique wil de resultaten in eerste instantie graag delen met haar collega’s van RBS en FIT en denkt dat het PAL programma op termijn ook hogeschoolbreed inzetbaar kan worden. Voor de aansluiting met andere hogescholen en universiteiten zijn in verband met het delen van het PAL-programma nog ‘juridische hobbels’ weg te nemen, daarom is de adviseur op het gebied van privacy en AVG vanuit Hogeschool Rotterdam hierbij betrokken.

“Als alles werkt ziet de VR-omgeving er supercool uit met video’s en algemene informatie over het studieprogramma, mooie graphics en door gebruik van foto’s een realistisch beeld van de locatie. De drie programmaonderdelen die er nu in zitten willen we voor volgend jaar uitbreiden met meer online-activiteiten en een korte enquête na afloop. Daarnaast willen we, zodra het nieuwe LMS (Leer Management Systeem) wordt gelanceerd, onderzoeken of we onze digitale leeromgeving in MS Teams daarnaartoe over gaan zetten.
Voor nu rollen we met veel enthousiasme ons programma verder uit naar 2023. We gaan door met een uitgebreide evaluatie en we vieren voorzichtig ook al een beetje ons succes. Want de inzet van Virtual Reality als tool mag weliswaar de nodige uitdagingen geven, het belang van een zachte landing heeft dit project zeker aangetoond en een online onboarding programma leent zich daar – zeker voor internationale studenten – uitstekend voor!”.

Hieronder een kleine indruk van hoe de VR-omgeving eruit ziet:

Tekst: Tamar de Koning (WOLT)

WERKplaats Onderwijsleertechnologie (WOLT) is er voor collega’s van Hogeschool Rotterdam die hun onderwijs verder willen ontwikkelen door het uitproberen en inzetten van nieuwe onderwijsvormen waarin ICT-toepassingen een belangrijke rol spelen. WOLT ondersteunt docenten met middelen (tijd, geld) en advies (begeleiding) via een voucheraanvraag.