Discussiëren over werkdruk. Dat deden de aanwezigen met veel inzet en passie tijdens de dialoogsessie ‘Werkdruk: een gedeelde verantwoordelijkheid!’ op donderdag 27 september in het STC. Donderdag staat hier expliciet vermeld omdat het een normale – drukke – werkdag betrof. Zou de werkdruk het wel toelaten om deze bijeenkomst bij te wonen? De zon en de aangename temperaturen waren daarnaast de andere verleiders. Ondanks deze concurrentie grepen ruim 50 deelnemers (van wie de meeste docent) de kans om actief mee te denken over dit actuele en iedereen aangaande onderwerp.
Initiatiefnemer Rogier Moed, adviseur organisatieontwikkeling binnen de hogeschool, vond het de hoogste tijd dat docenten, management en ondersteuners hierover met elkaar in gesprek zouden gaan. Waarom? “Ik ben zowel docent als onderwijsmanager geweest. En ik ken de enorme werkdruk. Het is echter wel een onderwerp waarop moeilijk de vinger te leggen is. Een oneindig complex verhaal. De uitkomsten van vanmiddag dienen meteen als input voor het nieuwe werkdrukbeleid van Hogeschool Rotterdam.”
Bekijk de impressie:
Onder de video gaat de tekst verder.
Dialoog aangaan
Omdat werkdruk iedereen aangaat en het begrip bijzonder breed is, is deze middag gekozen voor een afbakening tot ‘werkdruk binnen opleidingsteams op Hogeschool Rotterdam’. Sandra Hekkelman, voorzitter PGMR, en Wijnand van den Brink, lid van het College van Bestuur van de hogeschool betreden het podium voor de symbolische battle ‘Wijnand vs Sandra’‘. Deze ‘strijd’ verandert al snel in ‘Wijnand & Sandra’ want bestrijding van werkdruk kan alleen wanneer management en personeel samen de dialoog aangaan. Niet door te wijzen naar elkaar.
Vaker nee zeggen
Volgens Van den Brink hebben we werkdruk grotendeels zelf in de hand. De maatschappij is veranderd van een commandomaatschappij in een prestatiemaatschappij. “Van 48 uur beschikbaarheid per week zijn we naar 84 uur gegaan. Hoe gaan we daarmee om? Het is óf hollen óf stilstaan. Nemen we wel voldoende rust? Een goede planning helpt hierbij, evenals vaker nee durven zeggen. Dat betekent dat je met elkaar moet praten. Hebben we vertrouwen in elkaar? Waar ben jij goed in? Ga het gesprek aan!” Daarnaast vindt Van den Brink dat bij een aantal werknemers van de hogeschool te veel onzekerheid heerst. Bijvoorbeeld over de kwaliteit van het onderwijs. “Weten we wel waaraan we moeten voldoen? We roepen zelf onze onzekerheid op.”
Verwachtingen uitspreken
Hekkelman geeft aan dat er binnen de hogeschool grote verschillen zijn per instituut. “Wie wat doet en wanneer kan alleen duidelijk zijn als je elkaars verwachtingen uitspreekt. Meer docenten bijvoorbeeld is slechts soms een oplossing om de werkdruk te verlagen. Mensen worden niet altijd op de juiste plekken ingezet.” Ook zij vindt dat vaker nee zeggen kan bijdragen aan werkdrukvermindering en indirect uitval door burn-out. Goed de ambities onder de loep nemen en wat vaker bij elkaar in de keuken kijken dragen hieraan bij. “De onderwijsprogramma’s blijken vaak te ambitieus en het PTD wordt te vaak als objectieve maatstaf genomen.” Haar advies aan het College van Bestuur is om meer naar de werkvloer te luisteren.
Duidelijke kaders
Belangrijk onderdeel van de werkdrukdialoog van deze middag vormen de tafelsessies. In groepjes discussiëren docenten, ondersteuners en leidinggevenden over thema’s als docenten creëren hun eigen werkdruk, collectieve verantwoordelijkheid, tijdsnormering per taak of activiteit en de rol van de IMR. Wat bij alle tafelsessies opvalt is het enthousiasme en de betrokkenheid van de deelnemers. En niet alleen bij tafel 2 waar de bevlogen docent centraal staat. Hoe kan deze goed (blijven) functioneren in het team? Communicatie blijkt ook hier een oplossing waarbij de manager aangeeft waar de grenzen liggen. Als het op collectieve verantwoordelijkheid (voor het resultaat) aankomt is er behoefte aan inzicht in de planning en taakverdeling. Maar ook aan heldere kaders en autonomie voor het team.
PTD passé
Invulling en controle van de individuele PTD’s is passé. Het team bepaalt de prioriteiten. Dit is ook één van de pittige stellingen. Om dit goed te laten werken moeten de uren goed verdeeld worden over de teamleden. Daarnaast komt de nadruk op planning te liggen en zal er iedere dag wel een aanpassing zijn. Of dit werkt in de dagelijkse praktijk? Individuele overbelasting voorkomen is een taak van management en de docenten zelf. Deze discussie levert op dat dit inderdaad kan leiden tot minder werkdruk. Men moet dan wel blind op elkaar kunnen vertrouwen, op tijd aangeven wanneer de tijd op is en weten wie welke kwaliteiten bezit. Vooralsnog vooral interessant voor kleinere teams, luidt de conclusie.
Gemiep over minuten. Dat wil niemand. Is het niet beter om afspraken te maken over resultaten en de docenten verantwoordelijkheid te geven over hoe en wanneer ze dit doen? Tafel 6 buigt zich over dit thema en concludeert dat het zinvol is als het team de prioriteiten bepaalt en zelf een heldere takenlijst opstelt.
Communicatie is het toverwoord
Werkdruk blijkt met recht een gedeelde verantwoordelijkheid. Dat werd deze positieve middag wel duidelijk. Een probleem dat door vrijwel iedereen onderkend wordt en niet een-twee-drie op te lossen is. Wat wel duidelijk is, is dat goede communicatie (het gesprek met elkaar aangaan) de basis vormt voor een vermindering van de werkdruk. Van den Brink & Hekkelman onderstrepen dit met respectievelijk: “We moeten het samen doen. Leer van elkaar!”.
Voor medewerkers is er meer over werkdruk te vinden op https://hint.hr.nl/omgaanmetwerkdruk.
